• Setiap surat masuk dicatat di agenda surat masuk, diberi lembar disposisi guna diproses lebih lanjut
• Dalam memproses lebih lanjut surat tersebut disampaikan kepada sekretaris takmir untuk kemudian didisposisi kepada yang berhak: yakni ketua, atau bendahara atau ketua departemen atau ketua bidang sesuai dengan relevansinya
• Setiap surat masuk baik yang perlu dijawab atau dibalas, maupun harus diproses menurut kebutuhan, harus disimpan diarsip surat
• Pemberian nomor agenda dan pengarsipan surat dibedakan dengan melihat sumber surat (uniform surat)

• Surat keluar terdiri dari surat keluar biasa (internal dan eksternal), surat undangan, surat keterangan, surat tugas, surat mandat, dan surat keputusan
• Surat-surat keluar hanya dianggap sah apabila dibuat/ditulis diatas kertas kop surat takmir, ditandatangani Ketua dan Sekretaris serta sesuai kebutuhan juga oleh Bendahara, dan dibubuhi stempel surat takmir
• Setiap surat keluar diberi nomor secara berurutan dengan kode surat tersendiri sesuai dengan jenis surat keluar tersebut
• Penyampaian dan pendistribusian surat keluar ditempuh melalui jasa pos, melalui kurir atau menempuh cara-cara lainnya termasuk melalui surat elektronik
• Sesuai dengan kebutuhan, setiap surat dapat dibuat tembusan kepada pihak yang memiliki relevansi dengan masalah atau perihal surat.

• Agenda surat masuk dari luar Takmir dengan menggunakan kode : Agd.A-000/tanggal/bulan/tahun.
• Agenda surat masuk dari lingkungan Takmir  dengan menggunakan kode : Agd.B-000/tanggal/bulan/tahun

2.   Surat Keluar

• Surat keluar biasa dengan kode : Set.A-000/bulan/tahun
• Surat Undangan dengan kode : Und-000/bulan/tahun
• Surat keterangan dengan kode : Ket-000/bulan/tahun
• Surat tugas dengan kode : ST-000/bulan/tahun
• Surat mandate dengan kode : Md-000/bulan/tahun
• Surat keputusan dengan kode : KEP-000/PPK-TAKMIR/tahun
• Surat antar pengurus, mempergunakan Memo

• Setiap surat keluar hanya dianggap sah apabila ditandatangani oleh Ketua dan Sekretaris dan/atau Bendahara, dibuat diatas kop surat dan dibubuhi stempel takmir.
• Keikutsertaan Bendahara menandatangani surat keluar hanya untuk yang berkaitan dengan Dana (Keuangan).
• Khusus untuk Surat Keputusan dan Surat Keluar Biasa yang menyangkut sikap takmir keluar dan bersifat prinsipil formal organisatoris, hanya dianggap sah apabila ditandatangani oleh Ketua takmir dan Sekretaris.
• Apabila Ketua takmir berhalangan penandatanganan surat dapat dilakukan oleh Sekretaris langsung.
• Dan apabila Sekretaris berhalangan, penandatanganan dapat dilakukan oleh Ketua saja.
• Untuk surat keluar yang berkaitan dengan pelaksanaan program dapat dilakukan oleh Ketua departemenI Bidang yang bersangkutan bersama Sekretaris, dengan tembusan kepada ketua takmir sebagai laporan.

• Arsip surat dibedakan dengan arsip surat masuk dan arsip surat keluar
• Arsip surat mauk menggunakan kode arsip : Agd.A (untuk surat dari luar lingkungan Takmir) dan Agd.B (untuk surat dari lingkungan Takmir).
• Arsip surat keluar:

1.     Surat keluar biasa : Set.A

2.     Surat Undangan : Und

3.     Surat Keterangan : Ket

4.     Surat Tugas : ST

5.     Surat Mandat : Md

6.     Surat Keputusan : KEP

• Sumber Dana (Keuangan) organisasi diupayakan melalui :

a.     Uang infak jamaah

b.     Uang ZIS

c.     Sumbangan khusus jamaah

d.     Bagian keuntungan Badan-Badan Usaha milik TAKMIR

e.     Hasil-hasil usaha lain yang sah

f.      Sumbangan lain yang sah dan tidak mengikat

a.     Anggaran Rutin Sekretariat

b.     Anggaran Non Rutin

c.     Anggaran Program

a. Anggaran Rutin Sekretariat, disusun oleh Sekretaris bersama Bendahara.

b. Anggaran Non Rutin, disusun oleh Bendahara

c. Anggaran Program, disusun oleh Ketua Bidang, Ketua Badan, Sekretaris bersama Bendahara

d. Anggaran Rutin Sekretariat, Anggaran Non Rutin dan Anggaran Program dinyatakan berlaku setelah disahkan oleh Rapat Pleno.

• Dana Rutin Sekretariat: telah disetujui oleh Ketua
• Dana Non Rutin: telah disetujui oleh Ketua bersama Sekretaris
• Dana Program : telah disetujui oleh Ketua dan Ketua Departemen, ketua Bidang, atau Ketua Badan yang bersangkutan. bersama Sekretaris

• Untuk menunjang pelaksanaan program tertentu, apabila dianggap perlu dapat dibentuk Kelompok Kerja, yang dalam pelaksanaan tugasnya diintegrasikan dengan kegiatan bidang yang terkait.
• Untuk melaksanakan kegiatan yang bersifat temporer dibentuk Panitia atau Tim Penyelenggara sebagai pelaksana kegiatan, yang bertanggung-jawab langsung kepada Takmir.
• Panitia atau Tim dalam pelaksanaan tugasnya bila dianggap perlu dapat bersifat otonom dalam pengaturan rumah tangga Panitia atau Tim yang bersangkutan dan pengaturan administrasi kepanitiaanya.
• Sebagai Unit Pelaksana kegiatan temporer, masa kegiatan kepanitiaan atau Tim hanya terbatas pada sejak dikeluarkannya Surat Keputusan tentang kepanitiaan atau tim yang bersangkutan hingga disampaikannya laporan pertanggung-jawaban Panitia atau Tim kepada TAKMIR.